Poucos conhecem a derivação da metodologia lean para a área da saúde (Lean Healthcare). Com isso, os ensinamentos da metodologia sobre controle de desperdícios e agregação de valor são deixados de lado. Você sabe como evitar esse cenário e usar a Metodologia Lean Healthcare a seu favor? É só continuar a leitura para aprender!
Nesse artigo falaremos sobre:
Conceito de desperdícios
Como resolver problemas com o lean
Mais do que três: 11 desperdícios para se evitar
Papel do Muda, Mura e Muri nos processos
Dicas para reduzir desperdícios na sua unidade de saúde
Conceito de Desperdícios
De acordo com o Dicionário Aurélio, desperdício significa "gastar sem proveito ou em excesso", assim como "desaproveitamento; extravio; e perda".
Na linguagem lean, um desperdício representa o que não agrega valor ao seu cliente final (que no caso das instituições de saúde, seria o paciente). Exemplos: um processo com atividades redundantes ou que diariamente exigem retrabalho a quem o executa.
Esses desperdícios não são notados de início até que se tornem um problema. Uma vez que ocorrem fica necessário entender suas causas-raízes, assim como os efeitos que causam nos processos ou no local de trabalho em que atua.
Outras situações em que ocorrem desperdícios são:
Quando o tempo de espera do paciente é alto (acima do normal)
Quando o atendimento dos médicos não tem um tempo padrão para ocorrer
Quando não é calculado o Tempo de Agregação de Valor (TAV) nos processos da sua unidade de saúde.
A princípio, para resolver essas situações pode ser que baste apenas mapear seus processos ou atualizá-los. Mas, antes disso, será preciso verificar quais dessas situações estão presentes no seu cotidiano e afetam os processos, assim como quais eram os possíveis resultados esperados na sua unidade de saúde. Desse modo será possível listar seus problemas atuais e resolvê-los com apoio de alguma ferramenta.
O Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV), por exemplo, poderá solucionar essas situações de desperdícios. Nesse caso bastaria aplicar a ferramenta MFV, juntamente como o Diagrama de Ishikawa para identificar as causas e efeitos. Também é importante entender se estão lidando com causas especiais ou comuns, uma vez que se trata de um problema com desperdícios:
Como resolver problemas com o Lean?
Desperdícios nada mais são do que problemas, como você já deve ter percebido.
Os problemas geram situações desafiadoras para as instituições de saúde, o que acaba impactando nos resultados, indicadores, satisfação interna (equipe) ou externa (clientes), além da percepção de valor acerca do que é entregue aos pacientes da sua organização.
Sendo assim, para resolver um cenário problemático é viável aplicar a Metodologia Lean Healthcare, haja vista que a mesma está voltada para tornar uma organização enxuta através da agregação de valor, maximização de resultados e redução dos desperdícios.
Mais do que três: conheça 11 desperdícios para se evitar no Lean
A princípio, essa metodologia cita 8 desperdícios para se evitar:
Os quatro primeiros desperdícios estão voltados para o superprocessamento, superprodução, estoque e defeito. Mas, além deles, existem também os gastos desnecessários com movimentos, espera, transporte e conhecimento:
Outros três desperdícios: entenda os 3 M's do Lean
No geral, os oito desperdícios do lean costumam ser classificados nas situações de Muda, Mura ou Muri - na tradução para o português, estamos falando da situação de desperdício, inconstância e sobrecarga.
Você sabe do que se trata os 3 M's do Lean?
Muda (desperdício) – recursos que são consumidos sem gerar valor ao paciente;
Mura (inconstância) – quando há a falta de regularidade em uma operação;
Muri (sobrecarga) – quando ocorre o emprego de mais esforço, por um período maior de tempo de o que pessoas e equipamentos podem suportar.
Em nosso E-Book Gratuito sobre Lean Six Sigma mencionamos que destes três o pior e mais difícil de ser resolvido é a inconstância, por se tratar de processos em que hora geram desperdícios, hora estão sob sobrecarga. Para evitá-la, uma boa dica é aplicar o mapa de calor, visualizando assim onde estão os maiores problemas na sua instituição.
Além disso, para as inconstâncias e variações no sistema existe também o Six Sigma, que atua complementando o LEAN. Nesse caso, é mais do que válido estudar a metodologia Lean Six Sigma para evitar os desperdícios com êxito.
Papel do Muda, Mura e Muri nos processos
Para evitar o desperdício, sobrecarga ou inconstância nos processos, é importante:
Planejar o fluxo de informação da sua unidade, tanto interno quanto externo
Padronizar os processos da sua instituição (dica: tenha POPs)
Treinar sua equipe com protocolos e rotinas de atendimento
Ir ao campo, por meio do Gemba Walk, para analisar seus processos e equipe
No primeiro caso, voltado à organização do fluxo de informação, nossa dica vai para que escolha um bom sistema de gestão na parte interna e operacional da sua unidade de saúde. Para isso, considere os tipos de dados que serão coletados e inclusos, com qual frequência serão consultados, se posteriormente serão analisados por algum setor, como funcionará os acessos, etc.
Já na parte externa, para melhorar a organização e adequação do seu ambiente de trabalho é válido aplicar o Programa 5S, que é composto por cinco sensos: de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina.
No que se refere à padronização de processos, recomendamos a utilização de fluxograma e o mapeamento do fluxo de valo (MFV). No entanto, se você não tem familiaridade com essas ferramentas, basta começar com a Matriz SIPOC ou o Diagrama de Tartaruga.
Uma vez que a Matriz SIPOC ou mapa dos processos foi criado e faz parte da sua instituição, chega a parte de garantir que sua equipe está por ciente do conteúdo desse mapa, compreendendo e executando os processos nele de acordo com o planejado. Sendo assim, para que entendam o padrão das atividades e processos a serem executados, vale criar POPs (Procedimentos Operacionais Padrões), desse modo terão um documento para os guiar e obter êxito em suas funções.
No livro "O Jeito Disney de Encantar os Clientes" é citado a importância de se ter protocolos de atendimento. Tais protocolos evitarão dúvidas sobre o trabalho realizado e maneiras de encantar os pacientes. Para criar tais protocolos é preciso pensar nos:
Temas de atendimento;
Padrões de atendimento;
Sistemas de atendimento; e
Integração desses itens na sua unidade.
Ao final, para garantir que está tudo certo, cabe aos Gestores realizar o Gemba Walk, indo ao campo verificar se tudo está ocorrendo como o planejado ou necessitando de melhorias e novas soluções.
Dica para reduzir desperdícios na sua unidade de saúde
Agora que apresentamos ao menos 11 tipos de desperdícios e como saná-los por meio da metodologia Lean Healthcare, temos uma dica final:
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