Já ouviu falar na Matriz SIPOC? Trata-se de uma matriz importante para a realização e execução de projetos em Lean Six Sigma - tanto os projetos voltados para melhorias e solução de problemas, quanto os voltados para manutenção de resultados. Se você busca saber mais sobre o tema, continue a leitura!
SIPOC: o que é?
A Matriz SIPOC contribui para o mapeamento de processos e agregação de valor na sua unidade de saúde. Costuma ser aplicada durante a execução dos projetos de melhoria em um local, mas também pode ser aderida para outros fins.
Por meio dessa ferramenta - presente na metodologia Lean Six Sigma - será facilitada a visualização dos processos no seu ambiente de trabalho e também será possível entender alguns pontos, como: o que traz valor para o seu cliente, quais são os insumos essenciais dos seus processos principais, as partes interessadas (stakeholders) do seu negócio, dentre outros itens.
Cada letra do SIPOC representa uma coluna na matriz, sendo elas:
S (Suppliers) - Fornecedores
I (Input)- Entradas
P (Process) - Processo
O (Output) - Saídas
C (Customer) - Clientes
A imagem abaixo mostra como a matriz costuma ser representada no âmbito dos negócios. Vale destacar que a terceira coluna é a primeira que deve ser feita, ao começar o rascunho do SIPOC.
Etapa 1 - Fornecedores (suppliers)
Dentro de uma unidade de saúde existem vários fornecedores. Eles colaboram com a entrega de insumos, equipamentos e ferramentas médicas, além de atender outras demandas. Na primeira coluna da matriz, os fornecedores representam tanto as pessoas que ajudam com a distribuição de suprimentos na parte interna da sua unidade, quanto terceiros que estão na folha de pagamento, literalmente classificados como fornecedores do seu negócio.
Vale destacar, também, que o seu próprio cliente ou paciente pode ser considerado um fornecedor. No caso das clínicas de estética, por exemplo, o cliente é uma pessoa que busca algo e já sabe o que quer. Se for pedido um procedimento labial, por exemplo, você já sabe que precisará de determinados equipamentos e materiais para atendê-lo. Nesse caso, a pessoa é tanto um cliente como fornecedor, pois sua demanda é essencial para o processo, assim como o próprio cliente.
Etapa 2 - Entradas (inputs)
Quanto às entradas (ou inputs), tratam-se de objetos, documentos, ingredientes ou insumos essenciais para a execução de um determinado processo. No caso da clínica de estética, por exemplo, podemos colocar a seringa para aplicação de botox dentre as entradas, assim como o formulário de informações do cliente. As entradas irão depender do procedimento que o paciente – seu cliente – busca.
Etapa 3 - Processo (process)
Quanto ao processo, está incluso no meio da matriz SIPOC e não por isso deixa de ser importante. O ideal, inclusive é que seja preenchido em primeiro lugar, assim fica mais fácil delimitar quem são as partes interessadas no processo, o que inclui os fornecedores, clientes, entradas e saídas dentre as rotinas que são executadas diariamente em determinada unidade de saúde.
Etapa 4 - Saídas (outputs)
Sobre as saídas (outputs), serão os resultados do processo: dinheiro recebido, procedimento realizado com sucesso, pesquisa de satisfação preenchida pelo seu cliente, etc.
Etapa 5 - Clientes (customer)
Quando falamos no cliente (customer), nem é preciso explicar que se trata do paciente, ou seja, a pessoa que deu início ao processo no momento em que solicitou o atendimento inicial, ao entrar em contato com você ou sua equipe.
Confira um exemplo mais completo com o preenchimento do SIPOC na área da saúde:
Agora que você já sabe o essencial da matriz, podemos partir para a próxima explicação:
Quando fazer a matriz SIPOC?
Esta ferramenta está presente na Metodologia Lean e se relaciona diretamente com a Gestão de Projetos. A matriz SIPOC costuma ser desenhada ao início de planejamento do projeto, que possui quatro etapas essenciais:
Início
Planejamento
Execução
Conclusão
Ao contrário dos processos, que são são contínuos, todo projeto tem um início e fim delimitado. Exemplo: se estamos falando de um projeto de melhoria para reduzir o tempo de espera dos pacientes na sua clínica, o objetivo é resolver esse problema. Nesse caso, todos os esforços serão executados com esse ponto em mente.
No geral, ao criar um projeto é preciso:
Definir um problema e objetivo: junto com ele estará a meta, que descreve o que você espera obter com o projeto, quais resultados e para quando;
Elaborar o Termo de Abertura do Projeto: documento que define o problema, responsáveis pelo projeto, marcos, dentre outras informações relevantes;
Criar a Matriz SIPOC: para o fim de mapear a agregação de valor do seu ambiente de trabalho;
Executar as etapas do Método DMAIC, assim como suas ferramentas para solucionar o problema e concluir o projeto com êxito.
Aplicação do SIPOC na Gestão de Projetos
o SIPOC costuma ser aplicado para mapear a cadeia de valor em um local. Para desenhá-lo é importante ter algumas informações sobre as partes interessadas no seu negócio, pois somente assim será possível saber o que agrega ou não valor na sua instituição.
Dentro desse contexto, também vale salientar que o mapeamento de processos tem como base uma metodologia conhecida como BPM (Business Process Management), o guia PMBOK, além de outras ferramentas que fazem parte da Gestão de Projetos, tais como: Matriz RACI e Raia de Piscinas.
Sobre a Matriz RACI: é uma matriz voltada para designação de responsabilidades. Ao determinar quais atividades serão executadas em um projeto, a matriz pode ser feita para determinar quem será o responsável, administrator, consultado e informado a cada finalização de atividade.
Sobre a Raia de Piscinas: é uma aliada do Fluxograma, ferramenta mostra as atividades executadas nos processos, pontos de decisão, quando começa e encerra cada processo. No caso da Raia de Piscinas é feito um complemento ao que foi mapeado no fluxograma.
Sobre os projetos em Lean Six Sigma
Os projetos costumam ser criados pelos Gestores do nível estratégico que tem certificação Green Belt (ou nível superior), com o intuito de obter melhores resultados ou solucionar problemas na sua instituição. Existem diferentes tipos de problemas: caso o hospital em que trabalha esteja desorganizado ou com altos índices de incidentes, por exemplo, temos um problema visível.
Dentro da metodologia Lean Six Sigma, os problemas visíveis podem ser solucionados com a ferramenta do 5 sensos e Poka-Yoke, apoio do Ciclo PDCA, etc. Já no caso contrário, dos problemas mais difíceis de identificar suas causas-raízes, vale aplicar o método DMAIC. Com ele será possível localizar e desmembrar o problema, sanando o mesmo com apoio de alguns teste de hipóteses, correlação e regressão linear, cartas de controle estatístico de processos – CEPs, entre outras ferramentas.
Independentemente do tipo de problema - complexo ou não - a matriz SIPOC poderá ser aplicada, assim como o fluxograma, Diagrama de Espaguete e outras ferramentas inclusas na fase de mapeamento de processos/do fluxo de valor em um local. Vale destacar ainda que a matriz é aplicada ao início dos projetos e no caso do DMAIC, por exemplo, é feita durante a primeira etapa (definir).
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