Quais atividades agregam valor na sua unidade de saúde? Tudo que não traz valor para um paciente pode ser considerado desperdício, seja o tempo de espera até ser atendido, o preenchimento de um formulário/cadastro extenso, etc. Para reduzir os gastos, maximizando o valor para seus pacientes é preciso realizar o Mapeamento do Fluxo de Valor, mas você sabe o que é MFV?
Ao mapear o fluxo é preciso ter em mente o que significa: - Lead Time - Tempo de Ciclo - Setup - Takt Time - TAV - TNAV
Tendo isto em vista, no post de hoje você vai aprender o que é MFV (Mapeamento do Fluxo de Valor), quando aplicá-lo no seu ambiente de trabalho e o significado dos conceitos mencionados acima. Continue a leitura para aprender mais!
O que é MFV?
Existem várias formas de melhorar a experiência dos clientes em uma instituição. No âmbito externo, a pesquisa NPS pode ser aplicada para saber a opinião dos clientes e através dos feedbacks fica fácil implantar melhorias no trabalho. Já no meio interno, o Mapeamento do Fluxo de Valor pode ser elaborado. O MFV é responsável por:
Detalhar um processo;
Mostrar quantas pessoas estão envolvidas no mesmo;
Mostrar o tempo de ciclo entre um processo e outro, dentre outros itens.
O mapeamento está relacionado à Gestão de Processos e nesse caso é comum contratar um analista para analisar e mapear os processos da sua instituição, sabia? O responsável partirá para o campo - dentro do Lean Healthcare essa caminhada é conhecida como Gemba Walk - para observar o dia a dia no seu hospital/clínica.
Também será a pessoa que vai conversar com colaboradores a fim de entender melhor os processos do local, e quem irá realizar o mapeamento em si, uma visualização gráfica que torna visível os processos ativos do local de trabalho.
Programas como o Bizagi, por exemplo, costumam ser utilizados para o mapeamento pelo analista. Mas, independentemente do software ou programa escolhido para mapear processos, saiba que ao final será possível:
Visualizar os processos do seu ambiente de trabalho de forma gráfica;
Entender como eles ocorrem de fato (“as is”);
Mapear como devem ser em diante (“to be”).
Sobre os desperdícios no MFV
Os desperdícios devem estar fora dos processos que fazem parte do mapeamento to be, pois atividades que não agregam valor aos pacientes precisam ser eliminadas ou reduzidas, segundo a filosofia lean.
Nesse tipo de mapeamento futuro os processos estão otimizados, com gargalos corrigidos e atividades padronizadas. E quando falamos em padronização o Método SDCA deve ser considerado, haja vista que volta à manutenção de resultados.
Em complemento, vale a pena ter em mente que bons mapeamentos incluem a elaboração da Matriz SIPOC e claro, de fluxogramas. Essas ferramentas irão demonstrar as atividades do seu hospital por meio de símbolos, sempre de maneira precisa.
Os fluxogramas contêm símbolos que representam o início e fim dos processos, a entrada e saída de materiais do hospital, fluxos de informação no local e até mesmo mostra onde ocorrem os pontos de decisão de cada processo. Geralmente esses momentos decisivos envolvem os colaboradores da sua equipe e o cliente final, que nesse caso é o paciente.
Quando aplicar o MFV na área da saúde?
Uma unidade de saúde que não tem processos mapeados está chamando por problemas e gargalos. A variabilidade nos processos também pode ser alta nesse cenário, considerando que sem um mapeamento é difícil:
Ter controle sobre os processos e tempo de execução das atividades diárias;
Os problemas que tem de ser resolvidos no local;
Melhorias que precisam ser implementadas, etc.
Exemplo de MFV:
O fluxo de valor precisa ser mapeado já de início, antes que existam problemas ou desperdícios na sua unidade de saúde. Mas nunca é tarde para começar! Se você notou que está ocorrendo o superprocessamento no hospital, por exemplo, que é um dos tipos de desperdícios da área da saúde, podemos aplicar a metodologia Lean para mapear o fluxo e solucionar o problema.
Os desperdícios, inconstâncias em processos e sobrecarga de tarefas devem ser evitados no cotidiano da sua unidade de saúde. Contudo, ao serem identificados, podem ser resolvidos com apoio de métodos como o DMAIC, Ciclo PDCA, dentre outros aliados da metodologia Lean Six Sigma.
Mas além dos casos de elaboração do MFV quando surgem problemas, vale destacar que também pode ser aplicado para fins de organização e adequação ao lean, caso você preze pela visão enxuta na área da saúde e aumento de valor agregado ao paciente. Nesse sentido, quando falamos do MFV, existem alguns conceitos que devem ser considerados, todos parte do mapeamento do fluxo de valor. São eles:
1) Lead Time
Representa o tempo total de ciclos que ocorrem na sua unidade de saúde, desde o momento em que um paciente chega no hospital até o recebimento da alta, por exemplo. Esse número deve ser acompanhado para:
Saber se está havendo demoras no local;
Pensar em como reduzir o tempo de espera do paciente ou de internação;
Controlar o tempo de atendimento dos médicos, etc.
2) Tempo de Ciclo
Aqui é apresentado o tempo para executar determinado processo. Em outras palavras, cada ciclo tem um tempo de atividade e elas podem ser observadas, assim como colocadas no mapeamento. Ao fazer isso, o controle sobre o processo fica ainda maior e a visualização do que ocorre na unidade de saúde fica otimizada, tanto para os Gestores como colaboradores em geral.
3) Setup
Trata-se do ponto de melhoria. Os setups são feitos nos processos para o fim de eliminar o que é desnecessário nele ou mesmo reduzir o tempo das atividades que são necessárias, apesar de não agregar valor ao cliente final, como é o caso do preenchimento de formulários. Basicamente, setups são feitos para priorizar o que traz ou não valor.
4) Takt Time
Qual é o ritmo de atendimento da sua equipe? O Takt Time é um termo japonês que determina o ritmo que você vai trabalhar no hospital, seja um médico X ou recepcionista Y. É importante manter um ritmo de atendimento e consulta, para padronizar essa questão e evitar a insatisfação por parte do seu cliente final.
5) TAV – Tempo de Agregação de Valor
A sigla se refere ao tempo que agrega valor em um processo. Em outras palavras, mostra quanto do processo é de fato efetivo, lembrando que atividades desnecessárias precisam ser eliminadas do mesmo, para evitar retrabalho ou excesso de tarefas em andamento na sua unidade de saúde.
6) TNAV – Tempo de Não Agregação de Valor
Mostra o tempo que não agrega valor nos processos. Para chegar no TNAV basta dividir o TAV pelo Lead Time, desse modo será mostrado a porcentagem de agregação de valor da sua unidade de saúde.
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