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SCRUM: como adaptar essa metodologia ágil para a área da saúde?

O que é SCRUM, já ouviu falar? Na área da saúde os indicadores tem de ser precisos, assim como os processos, ferramentas e métodos para manter um padrão de qualidade no trabalho.


Sabemos que a Metodologia Lean Healthcare colabora para redução dos desperdícios e maximização do valor agregado ao paciente, mas você sabe como ser ágil e ainda maximizar a produtividade da sua equipe? A resposta é com o SCRUM!


Através da filosofia de “erre rápido, conserte mais rápido ainda” esse método consegue trazer agilidade e assertividade para os projetos através de entregas ao longo dos prazos.


É bom saber que o SCRUM nasceu com a proposta de agilizar o desenvolvimento de softwares, mas passou a ser utilizado por várias áreas. Nesse momento, você deve estar se perguntando: é possível adaptar uma metodologia de gerenciamento de projetos da área de tecnologia para área da saúde?


E a resposta que nós lhe adiantamos é: sim, é possível! Vamos te explicar tudinho nesse artigo, basta continuar a leitura para saber mais!



O que é SCRUM?


O SCRUM é o nome dado a uma jogada de reposicionamento da bola no jogo de Rugby no qual as equipes devem se organizar rapidamente para que se possa aproveitar melhor o tempo do jogo e se organizar antes do adversários.


Observando essa estratégia, seus fundadores Jeff Sutherland e Ken Schwaber criaram o SCRUM. Ambos consideram que a metodologia ágil criada se resume bem na jogada SCRUM e por isso a definiram com esse nome, pois o objetivo do SCRUM é ter times autogerenciáveis, onde cada um sabe qual é seu papel, os times que se organizam rapidamente e colocam a “bola” no jogo o mais rápido possível.


Nesse sentido, existem 3 pilares que sustentam a metodologia SCRUM, sendo eles:

  • Transparência

  • Inspeção e

  • Adaptação

Esse trio é poderoso, pois define o ciclo de valores do time e dos projetos SCRUM.


Ferramentas da Metodologia Ágil SCRUM

Na metodologia ágil SCRUM as ferramentas são os eventos que descrevem o passo a passo da metodologia. Imagine que você tem um Projeto X na sua unidade de saúde, mas para ele ser concluído, vários eventos terão de ocorrer. Esses eventos são:

Sprint: o período para realização das atividades, que geralmente duram de 1 a 4 semanas. E para organizar quais atividades serão feitas costuma ser realizado o Sprint Planning, que visa definir a duração da sprint e quais são as entregas são esperadas após a sprint. O ideal é que a sprint tenha curtos períodos para que o time não se perca durante o desenvolvimento.


Sprint Review: a sprint review é a reunião na qual será avaliada se as entregas esperadas da sprint foram realizadas ou não, e se não ocorreram é importante saber o que impediu, porque não foi resolvido à tempo, etc. O Product Owner será o responvável por escutar atentamente e incrementar ou remover novos itens ao Backlog do projeto de acordo com o que foi discutido pelo time.

Sprint Retrospective: é o evento destinado à avaliação da aplicação da metodologia SCRUM. O evento é conduzido pelo SCRUM Master, responsável por avaliar qual é a adesão do time à metodologia, se a metodologia está sendo seguida fielmente ou se o time está se perdendo na aplicação da mesma.

Daily SCRUM: São as reuniões diárias de andamento da sprint, com duração recomendada de 15 minutos, na qual o time expõe o que foi feito no dia anterior, o que está planejado para o dia e se há algum impedimento. Costuma ser conduzida pelo Product Owner, mas o SCRUM Master também participa para que possa remover as barreiras que impede o time de desenvolvimento de avançar.

Product backlog: Não é exatamente um evento e sim uma ferramenta da metodologia. É uma lista de requisitos do cliente que será usada para definir as ações das sprints. Essa lista é de responsabilidade do Product Owner, sendo que ele deve priorizar os itens de acordo com a necessidade do cliente e também a capacidade do time de desenvolvimento.


No vídeo abaixo você pode conferir um pouco mais sobre a função do Product Backlog:



Papeis e responsabilidades de quem aplica a metodologia na saúde


Existem três papeis muito bem definidos na metodologia SCRUM, sendo eles:

  • Scrum Master;

  • Product Owner; e

  • Development Time.


Para entender um pouco mais sobre a distribuição de responsabilidades no SCRUM, basta dar o play no vídeo abaixo:



Nos tópicos abaixo falamos sobre o que se trata cada um desses responsáveis pelo andamento e aplicação desta metodologia ágil:


Scrum Master:


É o líder, não precisa possuir cargo hierárquico na organização e sim ser o que mais entende da aplicação da metodologia ágil. Devido a sua função de facilitador, muitas vezes esse papel acaba sendo assumido por gerentes ou diretores.


Product Owner:


Ele tem um papel muito importante de traduzir a voz do cliente, por isso deve ser ÚNICO no projeto SCRUM e é o elo entre todos os stakeholders - que são as partes interessadas ou envolvidas no projeto.


O Product Owner participa das reuniões em que sua presença é obrigatória, para criar e remanejar a lista do Product Backlog. Por estar em contato com todas as partes, o cliente é a pessoa mais indicada, mais competente para tomar as decisões e é por isso que ele tem esse poder nos projetos SCRUM.

Time de desenvolvimento (Development Time):


São os responsáveis por definir o que e como fazer para transformar os requisitos do cliente em incremento do produto, ou seja, requisito em produto. É formado por uma equipe multidisciplinar. Cada um com responsabilidades muito bem definidas como você pode ver na tabela abaixo:



Como aplicar o SCRUM na área da saúde?


A Dorsal acredita que capacitar os profissionais da saúde é mais do que melhorar resultados: é salvar vidas! E ter uma equipe ágil é o sonho de todos os hospitais. Mas ágil em quê? Ágil para quê? A resposta é ágil na implementação das soluções!


O time SCRUM é uma equipe de pessoas capacitadas na metodologia que fazem entregas rápidas e bem definidas durante um projeto. Na área da saúde deve ser avaliado em cada sprint e em cada entrega o impacto sobre a segurança e experiência do paciente dentro da unidade. Veja o exemplo de uma estruturação de um projeto SCRUM na mudança de software de gerenciamento da unidade de saúde.


EXEMPLO:


Em um projeto de mudança de software de gerenciamento (algo comum na área da saúde e temido por muitos devido a complexidade e rastreabilidade que deve ser mantida do banco de dados dos pacientes) um projeto SCRUM poderá ser a melhor opção.


A princípio, define-se as entregas que deverão ser feitas de forma semanal ou quinzenal, sendo importante evitar tempos maiores que esse nas reuniões de SPRINT. Sobre os sprints:


Sprint 1 – Avaliar o módulo de agendamento do sistema novo: permissões de secretárias, confirmações de agenda, bloqueios de agenda, cancelamento de agendamento, lançar recebimento via agenda, status da agenda, observações de agenda médica, etc.


Sprint 2 - Avaliar o módulo financeiro: entrada e saída, fluxo de caixa, conciliação bancária, interação com outros módulos (agenda e estoque), relatórios financeiros, etc.


Sprint 3 – Avaliar o módulo Médico: Tem todos os campos que o médico precisa preencher na consulta, ou no resultado de exames? Exemplo: visualizar o histórico do paciente, observações do paciente etc.

Estes são exemplos de tarefas que podem ser realizadas em cada sprint. Outro ponto importante na avaliação do sprint é a DEFINIÇÃO DE PRONTO, ou seja, quando uma tarefa será considerada finalizada, entregue ou com sucesso?


Definição de "PRONTO" na metodologia SCRUM


Este é um termo utilizado no SCRUM que precisa estar claro para o time. Os colaboradores devem saber quais requisitos são necessários para considerar que uma tarefa foi realizada ou se está finalizada.


Desse modo, se a tarefa do sprint era verificar as permissões da agenda, status, etc... A tarefa será considerada entregue quando for apresentada as permissões e restrições da agenda conforme o que pôde ser avaliado.


Se estiver falando de desenvolvimento do software, então a definição de pronto de uma sprint poderá ser quando os desenvolvedores entregarem o módulo de agenda com todas as restrições e permissões requeridas para aquela unidade.


Até mesmo a configuração da agenda pode ser quebrada em sprints menores, desde que fique claro para o time SCRUM. Uma outra sprint pode ser a entrega do módulo do médico que inclui o prontuário do paciente com todas as evoluções, e assim por diante.


Estimativa


Além da definição de pronto é necessário fazer a estimativa do tempo necessário para desenvolver os itens do product backlog. Essa estimativa é feita pelo time de desenvolvimento e não deve-se colocar muito energia nesse momento, pois o mais importante é executar com precisão. Apesar de não ser necessário muito esforço no planejamento (pois isso vai contra o ensinamento da metodologia SCRUM) é importante salientar que ter “uma estimativa mesmo que falha é melhor que nenhuma".


A estimativa pode ser feita, por quantidade de sprints necessários para finalizar o projeto, usando a técnica de triangulação, planning poker e story point. Além disso a técnica MOSCOW pode ser aplicada na priorização de itens do backlog, que no final impactarão na estimativa de tempo necessária para desenvolver o produto ou para a sprint.



Depois de aplicado, quais as vantagens do SCRUM na saúde?


Feedback rápido e regular: crucial para determinar o que é aceitável e o que não é. Isso é ainda mais importante quando o ciclo de desenvolvimento envolve a adesão a um marco regulatório. O Scrum na verdade acelera o ponto em que a auditoria interna pode acontecer para melhor garantir a conformidade regulatória.


Reduz o tempo de implementação: o que reflete no objetivo principal de salvar vidas, mas acrescenta à unidade hospitalar uma vantagem competitiva no mercado.


Reduz tempo do Payback (retorno do investimento): Com o acompanhamento diário, uma equipe mutidisciplinar e entregas claras, o tempo de entrega é substancialmente reduzido desta forma o retorno do investimento será muito mais rápido que se o projeto seguir um modelo de entrega tradicional.


Redução de turnover: Quando o time SCRUM está bem alinhado, a equipe trabalha motivada e engajada com os resultados o que reflete na retenção de talentos dentro da unidade.


Menos falhas após a implementação: Como cada entrega é verificada e validada durante o desenvolvimento quando chegar no prazo final de entrega do projeto, todas as fases já terão sido validadas pelo time ou pelo cliente.


Maior satisfação do cliente: Com entregas incrementais e recebendo sempre o feedback do cliente as assertividade e adaptabilidade do projeto as reais e atuais necessidades do cliente é maior o que aumenta a satisfação do mesmo.


Quer saber mais? A Equipe Dorsal está preparada para ajudar sua instituição na aplicação de um bom planejamento estratégico, arquitetura organizacional e metodologias que impactam positivamente no seu trabalho. Para saber mais, fale conosco: contato@gestaodorsal.com


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