Vários princípios estão inclusos dentro da Filosofia Lean - voltada especialmente para o pensamento ágil e organizações enxutas, sem desperdícios. Dentre eles é mencionado o conceito de Gemba, mas você sabe o que é ou do que se trata esse termo japonês?
Para aprender ou atualizar seus conhecimentos no tema, hoje vamos falar um pouco mais sobre o Gemba Walk, um conceito de ida ao campo para análise e solução de problemas. Vamos lá?
Entenda o que é Gemba
No âmbito dos negócios, quando os problemas surgem não é preciso se desesperar ou pensar no pior. O pior poderia ser supor que o seu negócio irá ruir, que será preciso gastar muito dinheiro para corrigir tais problemas, que os gargalos já ocorreram outras vezes e vão retornar, etc.
Enfim, existem várias possibilidades e nenhuma delas virá a ocorrer se você seguir as práticas da metodologia Lean Healthcare. Os gastos para solução de problemas nem mesmo precisam ser altos, muitas das vezes quando surgem obstáculos ou erros na sua unidade de saúde, tratam-se de situações que poderiam ser resolvidas apenas com um verbo: ação.
O Gemba é voltado para ação. Esse termo japonês também é conhecido como Genchi Genbutsu e prega o seguinte: vá para o campo, veja o que está sendo feito, qual é o problema e corrija-o. Mais do que ver relatórios cheios de resultados é importante que ocorra essa ida ao campo para entender os processos como eles realmente são.
Então, caros Gestores, se o tempo de espera está sendo alto em suas clínicas ou hospitais, representando um problema para o processo de atendimento e a satisfação dos seus clientes, esse é o momento de ir ao Gemba – lugar em que os serviços ocorrem de fato!
É comum que os próprios colaboradores - enfermeiros, recepcionistas e outras pessoas envolvidas no processo - tenham propostas de melhorias para esse problema relacionado ao tempo de espera, haja vista que estão lidando com reclamações ou este problema diariamente, já sabendo onde surgem os gargalos no processo.
Tendo isto em vista, é primordial se comunicar com a equipe, além de observar como executam suas atividades. Nessa hora os Gestores devem prezar pelo respeito e valorização do conhecimento das pessoas que atuam na área em que o problema aconteceu. Os julgamentos não são bem-vindos durante a caminhada no hospital (campo).
E também vale lembrar que julgamentos podem inibir os colaboradores a te ajudarem na resolução do problema. O desperdício intelectual é muito comum no segmento da saúde, assim como da indústria, comércio e outros locais. Para evitar esse e os outros desperdícios se desencadeiem na sua unidade de saúde, é hora de:
Ir ao Gemba;
Observar como os processos ocorrem;
Mapear os processos e gargalos que ocorrem em cada local;
Listar os problemas e suas causas-raízes;
Criar projetos de melhorias para saná-los, juntamente com a equipe.
Para que todos estes passos ocorram é importante que você se informe mais, o que nos leva ao próximo tópico:
Onde acontece e como fazer o Gemba Walk?
Como já falamos, no segmento industrial o Gemba representa a caminhada dos Gestores até o chão de fábrica, onde ocorrem os serviços. Isso é feito para avaliar o que está acontecendo no seu cotidiano, o que pode colaborar para resolver gargalos de processos.
Já na área da saúde, esse conceito japonês faz parte de um dos primeiros passos da jornada lean – aquela em que é visado aumentar a percepção do valor que os pacientes recebem e reduzir os desperdícios na sua instituição.
Existem 8 tipos de desperdícios que são mais comuns no lean: superprocessamento, superprodução, estoque em excesso, defeitos em equipamentos, movimentos desnecessários em um hospital, longa espera de pacientes, transporte mal planejado e por fim, o desperdício intelectual, referente ao conhecimento da equipe que não é utilizado para resolver problemas no local e colaborar com o todo.
Tendo isto em vista, esteja atento aos desperdícios! Ao fazer a caminhada até o campo (Gemba Walk) leve um bloco de anotações e prepare-se para observar cada ponto do seu hospital. Se necessário divida essa tarefa por departamentos diferentes e dias distintos, para então fazer com que todos os Gestores estejam engajados e preparados para conhecer melhor os processos da sua unidade de saúde, sem intimidar os colaboradores envolvidos.
Está liberado andar por todo o hospital, fazer perguntas para os funcionários sobre os trabalhos executados por eles e sobre os processos que envolvem cada ponto de decisão no hospital. Feito isso, será possível entrar com a etapa de mapeamento de processos, para assim identificar os gargalos e resolver problemas.
Dicas: caso os problemas da sua unidade de saúde estejam mais visíveis é válido aplicar os projetos lean para resolvê-los. Ferramentas como 5S, Diagrama de Pareto e Método PDCA são mais do que bem-vindas durante a execução desses tipos de projetos de melhoria.
Agora caso os problemas não sejam fáceis de se identificar, apresentando causas-raízes que afetam seus indicadores-chaves de desempenho, os projetos six sigma já poderão ser aplicados, juntamente com ferramentas como Método DMAIC, Fluxograma, etc.
Como aplicar o Gemba para reduzir desperdícios na minha instituição?
No tópico acima já mencionamos algumas das ferramentas que auxiliam na resolução de problemas e consequentemente, dos desperdícios na sua instituição. Vale lembrar que tudo aquilo que não gera valor para os pacientes é desperdício.
O que não gera valor deve ser eliminado ou reduzido, sendo que esta redução costuma ser feita no caso das tarefas que não contribuem com a percepção de valor do cliente, mas sim para a clínica. Exemplo: preenchimento de formulários e identificação de pacientes. Dentre as técnicas, métodos e ferramentas importantes para a redução dos desperdícios no Gemba, vale citar duas: Kaizen e 5S.
Kaizen e 5S na ida ao campo
O Kaizen, técnica voltada para melhoria contínua, pode ser aplicado durante a ida ao campo e a resolução de problemas das unidades de saúde. Trata-se de um termo japonês que costuma ser realizado com apoio dos Gestores e equipe, visando a melhoria rápida de gargalos e a otimização contínua dos processos que ocorrem no ambiente de trabalho.
Quanto a Ferramenta do 5S, essencial no Lean Healthcare, refere-se a um programa que propõe a organização e padronização do local de serviço por meio da aplicação dos 5 sensos (ou 5S). São eles:
Seire: senso de utilização;
Seiton: senso de organização;
Seisou: senso de limpeza;
Seiketsu: senso de saúde e higiene;
Shitsuke: senso de autodisciplina.
Indicação: no livro “O que é Esse Tal de Lean Healthcare?” o Kaizen, 5S e Gemba são mencionados, todos com foco na área hospitalar.
Vantagens do Gemba na área da saúde
Você já sabe que é importante ir ao campo, considerar os fatos, dados e observar o trabalho como é de fato executado. Sabendo disto, chegou o momento de relembrar algumas das vantagens do Gemba, dentre as que mencionamos nesse post:
Dá uma visão real para os Gestores, por mostrar como o trabalho e processos são executados no dia-a-dia;
Evita o desperdício intelectual e também visa reduzir outros tipos de desperdícios na unidade de saúde;
Colabora para o engajamento da equipe e participação de todos nos projetos de melhorias.
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