O que é kaizen e como manter a melhoria contínua na Área da Saúde, você sabe?
Esse termo japonês está presente na metodologia Lean, sendo comum ouvir sobre ele e outros termos, tais como kaikaku e kanban. No entanto, no post de hoje você irá aprender sobre o kaizen.
Iremos falar sobre os pontos, eventos e sistema em que se divide, além de explicar a relação dele com a melhoria contínua no âmbito da saúde. Continue a leitura para aprender mais sobre o tema!
Kaizen: o que é?
Palavra japonesa que significa melhoria contínua e faz parte da metodologia Lean Manufacturing. Essa metodologia volta-se para o pensamento enxuto nas organizações e tem se popularizado dentre as metodologias ágeis. Resumidamente, visa reduzir gastos e desperdícios em um local, aumentando a produtividade da sua equipe e o valor agregado para o seu cliente final.
Nesse sentido, ao falar em agregação de valor é importante entender uma diferença: a percepção do valor não é o mesmo que a entrega do serviço:
Quando falamos em valor agregado na área da saúde, sai o Lean Manufacturing e entra o Lean Healthcare. Nesse caso, trata-se da mesma metodologia em que podemos aplicar o kaizen, mas com uma vertente focada no cenário da saúde. Os nomes das ferramentas lean podem parecer estranhos em um primeiro momento, para quem não estuda sobre o tema, mas são bem simples de entender!
No caso do kaizen, por exemplo, refere-se a uma filosofia do Lean aplicada para resolução de problemas de maneira fácil e efetiva, que segue o pensamento da melhoria contínua. Além disto, também contribui para melhoria de processos e da produtividade ao executar atividades estabelecidas pelos Gestores ou Diretoria (nível estratégico).
Essa filosofia pode se dividir em pontos kaizen, eventos kaizen ou sistema kaizen. Contudo, antes de entender sobre o que se trata cada um desses conceitos, vamos te apresentar 5 motivos para adotar o kaizen na sua instituição:
Preza por oportunidades de melhorias;
Visa a melhoria ágil nos processos da sua instituição;
Segue métodos de melhoria e padronização de resultados (PDCA e SDCA);
Aumenta o engajamento dos seus colaboradores com o propósito da otimização contínua;
Colabora para eliminação de gargalos e desperdícios na sua instituição de saúde, assim como para o aumento da produtividade na execução dos processos.
Agora que você já sabe sobre os benefícios das práticas kaizen, vamos aos conceitos:
1) Pontos Kaizen
No livro “O que é esse tal de Lean Healthcare?” o autor explica que os pontos kaizen são aplicados para resolver problemas pequenos dentro de uma organização, do tipo que pode ser resolvido em horas ou poucos dias.
Para registrar o que foi feito ao se deparar com um problema, uma dica é fazer o “Mural da Fama Kaizen”. O intuito é deixá-lo a vista na sua unidade de saúde com o fim de incentivar os colaboradores a sugerirem melhorias, todos atuarem em conjunto com os gestores na resolução de problemas e participarem mais.
O mural é simples e requer poucas informações:
Qual é o problema?
O que foi implementado?
Tem uma foto de antes/depois?
Quais benefícios foram obtidos após o fim do problema?
Atenção: caso o problema seja fácil de resolver com o Programa 5S, por exemplo, nos benefícios você poderia destacar que o senso de organização da enfermaria foi otimizado após padronizar a disposição dos utensílios médicos por período, seguindo as demandas dos médicos que atendem no local. Não esqueça de colocar no mural o nome de quem implementou as melhorias e a data.
2) Eventos Kaizen
Os eventos podem contribuir para agilidade e desenvolvimento dos processos que ocorrem em seu ambiente de trabalho. Geralmente são adotados em uma instituição para resolver problemas de média complexidade que podem levar até uma semana para serem resolvidos. Exemplo: a redução no tempo da troca de salas onde ocorrem operações.
Resumidamente, esses eventos têm três fases:
Período de preparação;
Criação de reuniões;
Acompanhamento de resultados.
Sobre a fase 1:
Hora de observar o processo onde ocorre determinado problema. Colaboradores dão sua contribuição sobre o que acham do processo e, posteriormente, serão realizados treinamentos para eles entenderem a dinâmica da metodologia Lean. Exemplo: treinar pessoas para que entendam como otimizar o tempo ao executar suas atividades.
Fase 2:
Parte voltada para reunir e listar ideias para solução do problema. Dicas: identifique o problema com ajuda do Diagrama de Ishikawa e decida como resolvê-lo por meio de um brainstorming (nuvem de ideias) com sua equipe.
Fase 3:
Voltada para implementação de melhorias e monitoramento dos resultados obtidos. Uma dica é utilizar o Ciclo PDCA para criação do plano de ação que estará focado na solução do problema. Depois basta averiguar o que deu certo e aplicar o Método SDCA para padronizar resultados, lembrando sempre de pensar na melhoria contínua dos processos.
Vale destacar que apesar dos eventos kaizen ocorrem em uma semana, o planejamento dele não está contabilizado nesse tempo e costuma a ser elaborado antes, com o fim de tornar os sete dias ainda mais produtivos.
3) Sistema Kaizen
Aqui temos um projeto maior, voltado à solução de problemas grandes. Nesse caso é requerido um tempo maior para resolver obstáculos e melhorar algo no local de trabalho. Esse tipo de kaizen pode durar de dois a cinco meses e o método para sanar os problemas é o PDCA seguido do Método SDCA para padronização/manutenção de resultados.
Contudo, caso o problema seja difícil de se identificar, algumas ferramentas a mais tendem a ser utilizadas, como a matriz SIPOC e Mapa do Fluxo de Valor (MFV), responsável por representar as partes interessadas no seu negócio assim como os processos da sua unidade de saúde, as checklists, importantes para controlar o que cada um da equipe irá fazer, dentre outras opções da metodologia Lean Six Sigma, como o Método DMAIC.
Se você busca saber mais sobre essas ferramentas, baixe nosso E-Book sobre Lean Six Sigma:
Dica
Para engajar a equipe na execução dos processos, desejo pela melhoria contínua e aumento dos resultados, a Gestão à Vista é uma boa opção. Colocar em prática é relativamente simples: comece criando um painel que fique a mostra para todos, deixando nele informações sobre:
Indicadores da instituição;
Projetos em andamento;
Comparação de resultados atuais x anteriores, etc.
A Gestão Dorsal atua em unidades de saúde na parte de processos, financeira e da qualidade, sabia? Se você tem interesse em alguns deles, ou mesmo na Gestão Plena, entre em contato conosco!
E-mail: contato@gestaodorsal.com
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