Depois de aplicar o PDCA, ciclo de melhoria contínua voltado para resolução de problemas e melhoria de resultados, é hora de colocar em prática os princípios do SDCA, você sabe quais são? Nesse post irá descobrir, basta continuar a leitura para isto!
Ciclo SDCA: o que é?
SDCA é uma sigla com quatro letras que dá origem às seguintes etapas:
Standart (Padronizar);
Do (Executar);
Check (Verificar); e
Act (Agir).
Em resumo, o SDCA serve como apoio ao PDCA - ciclo de melhoria contínua bastante conhecido por profissionais que atuam com Gestão de Projetos e Gestão da Qualidade - e a grande diferença entre eles está no fato de que o SDCA tem como foco a manutenção de resultados, ao invés da melhoria dos resultados.
No vídeo abaixo falamos um pouco sobre ambos:
Como você pode perceber o foco do SDCA está na manutenção de resultados, o que se evidencia pela letra "S", de Standart, voltada justamente para padronização, seja de um processo, atividades que ocorrem em sua unidade de saúde, indicadores-chave de desempenho, etc.
Nesse sentido, se um Gestor sente a necessidade de padronizar os indicadores do hospital em que atua para evitar oscilações, o Ciclo SDCA é uma boa pedida. E para dar suporte a ele, tanto na busca pela melhoria contínua, como na padronização e manutenção de resultados, não dá para evitar o Kaizen. Os eventos kaizen são divididos em três etapas:
Período de preparação;
Reuniões; e
Acompanhamento.
Exemplo de aplicação do SDCA com o Kaizen
Em um hospital, se os indicadores variam muito certamente ocorrerá problemas no local. Contudo, para evitar esse cenário é possível padronizá-los, o que requer uma análise do problema principal (oscilação nos indicadores X, Y e Z) e dos processos em que os indicadores estão, em primeiro lugar.
Em seguida é importante iniciar o ciclo da melhoria contínua (PDCA) para engajar sua equipe no propósito de eliminar a causa raiz do problema. E, ao final, quando for corrigido, deverão seguir para o ciclo SDCA com o intuito de manter as correções feitas - neste caso, fazendo com que os indicadores não voltem a sofrer variações.
Quanto aos eventos kaizen, geralmente costumam ocorrer durante as etapas do ciclo de padronização (SDCA), por estarem voltados à manutenção das melhorias implementadas para o problema. Durante um evento kaizen será ensinado o princípio da melhoria contínua para equipe, dentre outros itens.
Além disto, como o SDCA visa a padronização e manutenção de resultados, torna-se importante monitorar continuamente os processos e os indicadores do hospital, para analisar se continuam bons, sem gargalos e falhas que eventualmente poderão ocasionar desperdícios no seu local de trabalho.
Estes desperdícios na área da saúde, inclusive, costumam ser consequência de vários fatores e irão afetar a percepção de valor que seus pacientes têm sobre o serviço que lhes foi oferecido.
Abaixo, listamos alguns exemplos de desperdícios que podem ocorrer no âmbito da saúde e afetar tanto a percepção como a satisfação do cliente sobre a sua empresa.
Exemplo 1: Tempo de espera longo na sala de espera
A espera é um dos desperdícios mais comuns na área da saúde. Dentre os focos dos Gestores e sua equipe em um hospital está o tempo de espera do paciente. Trata-se de um número que pode ser muito baixo ou alto, o que irá afetar diretamente na experiência do paciente com sua unidade de saúde, então é importante manter padrões baixos no tempo de espera para que não saia insatisfeito da sua empresa.
Mas como isso pode ser feito, você sabe? Com o SDCA e o pensamento lean (enxuto)!
Exemplo 2: Atividades desnecessárias dentro de um processo.
Esse é o clássico desperdício de superprocessamento. Geralmente ocasiona o aumento de duração na execução de uma rotina e, consequentemente, no Tempo de Não Agregação de Valor (TNAV) do seu processo.
Isso prejudica o cliente final, que nesse caso é nada mais do que o paciente, além de gerar lentidão ao processo da sua empresa. E a lentidão pode afetar a reputação da sua empresa, assim como a lealdade do seu paciente com a mesma – justamente a pessoa na qual o valor agregado deveria ser priorizado, seguindo os princípios da metodologia Lean Healthcare para isso.
A influência da metodologia Lean no SDCA
O SDCA também está incluso na metodologia conhecida como Lean Six Sigma. Costuma ser aplicado por profissionais que tem o nível Yellow ou White Belt, dentre os vários tipos de certificação da metodologia lean, mas também pode ser considerado por profissionais que atuam em outras vertentes, voltadas à Projetos, Engenharia de Produção, etc.
Como esse método ocorre após a execução das etapas do PDCA, é bom entender em que momento costuma ser aplicado e do que se tratam cada uma de suas etapas, então vamos lá!
Etapa 1 do SDCA: Padronização
A etapa Padronização - em inglês “Standart” - começa quando o Gestor observa que os resultados de um projeto X precisam ser mantidos ou revisados, sempre com o intuito da melhoria contínua nos processos.
Geralmente a Padronização tem início após o fim do ciclo PDCA. O projeto X, neste caso, refere-se ao plano criado para melhorar um processo Y da sua empresa ou resolver um problema específico que estão enfrentando. Este plano tem um início e fim bem determinado, assim como escopo, responsáveis por cada etapa e prazos para execução.
É elaborado com foco na resolução dos problemas, que, por sua vez, costumam ser solucionados com apoio da metodologia lean, focada exclusivamente nos gargalos mais simples, ou six sigma, metodologia com soluções mais avançadas, voltada para empecilhos complexos na área da saúde.
Etapa 2: Execução
Essa etapa está voltada para execução do plano de ação. Irá ocorrer depois que os seguintes pontos ocorrerem, durante a etapa 1:
Identificação do problema;
Análise do fenômeno;
Análise do processo;
Elaboração do plano de ação.
Etapa 3: Verificação
Nesse momento, os resultados são verificados. Se a verificação mostrar que os objetivos não foram atingidos é necessário pensar em ações corretivas para esse cenário. Nesse caso, basta retornar para etapa 1, no momento da análise de fenômeno, ou etapa 2, na parte voltada para a execução do plano de ação. Vale reforçar que a execução tem de ser cobrada em alguns casos, senão os resultados não surgem.
Etapa 4: Agir
Ao final, quando é chegado nesta etapa, os resultados precisam ser mantidos. Para mantê-los é importante padronizá-los, o que nos remete ao SDCA e ao início do ciclo de manutenção de resultados. Por isso muitos o conhecem como ciclo de melhoria contínua.
Benefícios de aplicar o SDCA em conjunto com PDCA
Dentre os pontos positivos que foram enumerados neste artigo, citamos:
Manutenção de resultados dos seus processos;
Padronização e busca pela melhoria contínua na área da saúde;
Melhor organização e redução de gargalos no seu ambiente de trabalho.
Sabia que a Gestão Dorsal realiza treinamentos in company – ou seja, dentro das empresas – para treinar os profissionais da saúde na aplicação do PDCA, execução das etapas e derivações deste método? Na foto abaixo é possível ver uma prévia de como foi um dos nossos treinamentos. Este foi ministrado antes da pandemia no Instituto de Neurologia de Goiânia (ING):
Se você tem interesse em participar de algum, chame a gente! E-mail para contato: contato@gestaodorsal.com! Também vale destacar que temos um E-Book sobre Lean Six Sigma!
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