Dentre as ferramentas da metodologia Lean Six Sigma está o Poka-Yoke, termo japonês que significa “barreiras contra erros”. Você sabe como evitar falhas humanas, incidentes ou defeitos?
Para entender como, nesse artigo iremos falar sobre o que é Poka-Yoke, como aplicar dispositivos contra erros na área da saúde e quais são benefícios que trazem para o cotidiano. Continue a leitura para saber mais!
Poka-Yoke: o que é? Conceito e exemplos
Se refere a um dos termos presentes no Vocabulário Lean. Dentro da Metodologia Lean - que visa o pensamento enxuto no âmbito empresarial - é comum ouvir sobre Kanban, Kaizen, Hoshin Kanri, dentre outros termos japoneses.
Todos eles fazem parte da metodologia conhecida como Lean Manufacturing, que surgiu na Toyota e deu origem a versões diferentes do Lean focadas em áreas mais específicas - como é o exemplo do Lean Healthcare, metodologia para reduzir desperdícios e maximizar o valor agregado aos pacientes na área da saúde.
Quanto ao Poka-Yoke, trata-se de uma ferramenta e dispositivos que colaboram para evitar defeitos e prevenir potenciais falhas humanas nos processos do seu ambiente de trabalho. Dentro do Lean Manufacturing, metodologia da Toyota na qual surgiu, costuma ser dividido em quatro tipos: prevenção, detecção, valor fixo e etapas.
Apesar da divisão, na área da saúde o importante é aplicar as barreiras contra erros para fins de advertência ou controle, ambos inclusos na parte de detecção de erros ou falhas humanas. A imagem abaixo apresenta alguns pontos importantes sobre o Poka-Yoke:
Como reduzir erros e defeitos na área da saúde?
Para prevenir erros nas instituições de saúde é importante analisar o que os causou. Se um paciente precisar de equipamentos respiratórios, por exemplo, é essencial que os materiais estejam dentro da enfermaria e sejam de fácil preparação. Sempre quando necessário, os fios e botões precisam estar sinalizados com cores de fácil identificação (verde, vermelha ou amarela) para indicar quais fios devem ser conectados, botão apertado, etc.
A falta de sinalização nos gases da enfermaria pode ser uma das causas para que problemas ocorram. A sinalização em si irá contribuir para redução de tempo na locomoção em um hospital além de apresentar outros benefícios, que trarão ganhos tanto para o paciente quanto os processos da sua instituição de saúde. Nem sempre é difícil evitar erros específicos, basta adequar a sinalização do seu local de trabalho e treinar os profissionais para utilização correta dos equipamentos.
Dicas de como usar e aplicar dispositivos Poka-Yoke
No caso dos fios e cabos de equipamentos, para que não sejam trocados ou conectados incorretamente, uma boa opção seria a compra de cabos com tamanhos ou conexões diferentes. Exemplo: a entrada do oxigênio pode ser redonda, enquanto a entrada do vácuo tem uma conexão quadrada. Desse modo possíveis incidentes serão evitados.
E quanto aos gastos com dispositivos à prova de erros, costumam ser pequenos se comparados aos danos provenientes de erros ou incidentes causados no trabalho. Tendo isto em vista, é importante saber que o Poka-Yoke pode ser utilizado para fins de controle e advertência, sendo que ambos os fins se relacionam com a Gestão de Qualidade e a ideia do pensamento enxuto na área da saúde.
Poka-Yoke no controle de processos
Os defeitos estão entre os tipos de desperdícios da filosofia lean que podem ocorrer na sua unidade de saúde e precisam ser reduzidos. Eles podem ser solucionados facilmente com dispositivos Poka-Yoke.
Equipamentos que fazem sons diferentes ao ligar ou desligar, que apresentam luzes e símbolos diferentes para representar que um insumo está chegando ao fim, tudo isso é válido quando se trata do controle de processos.
Exemplos de aplicação como advertimento
Ao clicar em um botão errado, determinado equipamento pode desligar, ou apresentar uma sinalização de advertência. Desse modo o colaborador saberá que foi advertido e poderá chamar alguém para lhe auxiliar no local de trabalho.
Agora para saber o melhor dispositivo de advertência na sua instituição é válido realizar um brainstorming com os Gestores e chegar na melhor solução por meio da aplicação do método DMAIC.
Sobre a prevenção de erros e falhas humanas
O Método DMAIC é um aliado dos projetos de melhoria na Metodologia Lean, assim como no desenvolvimento do Poka-Yoke para sua instituição. Através dele será possível traçar um plano para as cinco etapas do projeto, que são:
Definir;
Mensurar;
Analisar;
Incrementar e
Controlar.
Na primeira etapa do DMAIC é importante definir os problemas atuais do local, para então pensar nas melhorias por meio dos dispositivos contra erros. O Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV), Diagrama de Espaguete e Kaizen são ferramentas que podem colaborar para visualização dos processos na sua unidade de saúde e dos gargalos que nela ocorrem.
Nesse primeiro momento também é válido ter um indicador chave de performance vinculado ao problema, assim as melhorias futuras poderão ser monitoradas e otimizadas. Feito isso, depois de entender os gargalos e começar o projeto de melhoria voltado para solução de problemas no seu hospital, responda à seguinte pergunta: o que pode ser solucionado por meio do Poka-Yoke?
Ao partir para segunda etapa (medir) é hora de pensar em ferramentas para análise das causas e efeitos do problema, tais como Diagrama de Pareto ou Ishikawa. Depois terá início a parte de análise do mesmo (etapa 3), da solução e a implementação de melhorias (etapa 4) no seu hospital.
Os procedimentos operacionais padrões (POPs) são úteis para entender como irá funcionar os dispositivos do Poka-Yoke na prática, para solucionar o problema previamente identificado. Os treinamentos também são essenciais para que os dispositivos contra erros não tenham sido implementados em vão na sua unidade de saúde, sem apoio da sua equipe ao colocá-los em prática.
Ao final, certifique-se que o desempenho dos dispositivos estão sendo controlados (etapa 5). Se você busca saber mais sobre o tema, baixe nosso E-Book sobre Lean Six Sigma, basta clicar na imagem abaixo:
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