O caminho para reduzir custos e desperdícios em hospitais ou empresas da área da saúde passa pela adoção de boas práticas de gestão e de ferramentas que, inclusive, possibilitam o aumento dos lucros.
Quando uma empresa de saúde possui um grande volume de produtos em estoque pode significar que deveriam ter sido usados, mas não foram. Da mesma forma, se faltam produtos significa que não conseguiu suprir a demanda dos pacientes, o que fatalmente gera problemas de diversas naturezas, podendo, inclusive, deixar de fidelizar o paciente.
Ninguém deseja experimentar nenhum desses extremos, por isso é importante fazer uma gestão eficiente.
A metodologia Lean Six Sigma (que são distintas – Lean e Six Sigma – mas funcionam muito bem quando associadas) utiliza ferramentas potentes para reduzir erros/defeitos e agregar valor aos pacientes, como o Kanban, surgido como uma parte do Sistema Toyota de Produção e que nasceu justamente com o objetivo de controlar o estoque de materiais.
Trata-se de um aliado para a gestão de fluxo em diferentes processos dentro da sua unidade de saúde, não só como gestão do estoque de medicamentos, insumos e materiais médicos, como controle de entrada e saída de pacientes e informações, e gestão de leitos.
Entenda melhor o que é o Kanban
Kanban é um termo japonês que significa ‘cartão’ e que pode ser físico ou virtual. A ideia é montar mapas visuais para auxiliar a percepção de todo o processo e que proporcionam mais assertividade na hora de colocar as tarefas em prática.
O sistema é ágil permitindo que tarefas sejam gerenciadas com rapidez, especialmente de equipes que possuem entregas com prazos curtos.
O Kanban funciona por meio de um esquema de colunas e cartões que facilitam a visualização do que precisa ser feito por todos os membros da equipe.
Segundo o médico, Raimundo Notato, consultor da Dorsal Gestão em Saúde, é importante não confundir o Kanban com uma lista de atividades a serem entregues e que ficará visível a todos. “O Kanban é muito mais que isso. É uma ferramenta que acompanhará o status das tarefas e os profissionais responsáveis por elas”, explicou.
O Kanban é formado de três partes: cartão, colunas e quadro. O cartão representa a tarefa ou ação que precisa ser tomada e é diferenciado por cores. As colunas representam o status do cartão e podem ser discriminadas com: a fazer, em execução e feito. O quadro é o Kanban completo. Uma equipe pode trabalhar simultaneamente com vários quadros.
Como o Kanban pode ajudar a sua empresa de saúde
Primeiro, o Kanban ajuda a equipe do hospital ou clínica a ganhar mais autonomia. De acordo com o médico Raimundo Nonato, os profissionais podem verificar pessoalmente o andamento das entregas e mudar o status do cartão nas colunas à medida que uma tarefa for realizada.
A priorização das tarefas, de acordo com o sistema de cores ou a construção de um Kanban apenas com tarefas realmente importantes, também é uma grande vantagem dessa ferramenta. “Mas é a possibilidade de aumento de produtividade e redução de custos que valorizam ainda mais o Kanban em uma empresa de saúde. Tudo fica mais fácil quando a equipe está ciente sobre o que precisa ser entregue e em que momento”, explicou Notato. Ele reforça ainda a característica de gerenciamento de tempo que cada equipe demanda para realizar uma tarefa. ”Entendendo como o tempo e recursos estão sendo gastos é possível identificar problemas de produtividade e adotar medidas como delegar tarefas”.
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