Criar metas e indicadores pode ser uma tarefa desafiadora, considerando que na área da saúde temos várias equipes, processos e demandas, mas o Hoshin Kanri pode auxiliar nesta parte estratégica, você já conhece este termo japonês?
Trata-se de um poderoso aliado no Planejamento Estratégico das empresas. Tendo isto em vista, hoje iremos falar sobre a importância dos indicadores no segmento da saúde, o que é Hoshin Kanri, seu papel na Gestão e quais são os benefícios do Desdobramento das Diretrizes para área da saúde. Continue a leitura para continuar o aprendizado sobre o tema!
Indicadores para Gestão na área da saúde
Como sabemos, ter um posicionamento de mercado claro, que demonstre a excelência naquilo que faz é importante, mas executar o mapa estratégico em acordo com o planejado é fundamental. Nesse sentido, cabe aos Gestores escolher os indicadores mais adequados para sua realidade, a fim de aplicá-los com excelência no ambiente de trabalho.
Os indicadores podem colaborar para:
Controlar o tempo porta-médico;
Reduzir tempo de espera médica;
Controlar a superlotação em hospitais e reduzi-la;
Aumentar número de atendimentos e cirurgias sem deixar a qualidade de lado;
Dentre outras finalidades.
E como isso é feito, você sabe?
Quando se trata da criação de indicadores ou objetivos é comum ouvir sobre OKRs e KPIs. Contudo, antes de chegarmos às definições do hoshin kanri - termo essencial para o planejamento estratégico e distribuição de métricas - vale a pena destacar o papel delas na criação de objetivos para uma organização.
OKRs: o que são?
São a junção dos Objetivos + Resultados Chave / ou Key Results. Costumam ser planejadas trimestralmente, em conjunto com gestores e a equipe. Para aplicá-las basta especificar um objetivo e desdobrá-lo em resultados-chave aos quais você espera obter. Nesse caso, os resultados são como indicadores do objetivo principal, sendo ideal que sejam estabelecidos de 3 a 5 deles.
E as KPIs?
É um Indicador Chave de Desempenho / ou Key Performance Indicator. As KPIs são indicadores-chave de performance. Essas métricas costumam ser voltadas à lucratividade, qualidade, etc, além de estarem diretamente ligadas ao planejamento estratégico ou problemas crônicos - se não estiver conectado com algum dos dois, não é KPI.
Entenda o significado do Hoshin Kanri
Agora que já sabe sobre a relevância dos indicadores no cenário da saúde, chegou o momento de entender o que de fato é Hoshin Kanri. Muitos o conhecem como Desdobramento de Diretrizes ou Estratégias. Separamos um conceito do consultor Vicente Falconi sobre o termo:
“ É o mecanismo que concentra toda força intelectual de todos os funcionários, focalizando-os para as metas de sobrevivência da organização de modo com que cada colaborador entenda como seu trabalho pode direcionar a empresa em busca do alcance da sua visão de futuro”.
Sobre o Desdobramento das Diretrizes
O desdobramento das estratégias e diretrizes ocorre dentre os processos que ocorrem na sua instituição de saúde. No geral, os processos que ocorrem em uma organização podem se dividir em laterais ou verticais, de acordo com o proposto por Jay Galbraith no Modelo Estrela (do inglês ‘Star Model’).
Entenda a diferença dos processos verticais para os laterais nesse modelo de gestão:
Processos verticais:
Onde ocorre o desdobramento de estratégias no Hoshin Kanri!
Nesse cenário, a Diretoria - nível estratégico - cria projetos e indicadores para o nível tático, sempre seguindo o posicionamento e objetivos da empresa, para então ocorrer o desdobramento estratégico aos níveis abaixo.
Para cada nível são desdobradas metas e indicadores, geralmente repassadas pelos Gestores responsáveis. Lembre-se que ambas devem estar alinhadas com a estratégia da organização.
Ao gerenciar as estratégias e diretrizes por nível será facilitada a alocação de recursos na empresa, sabia? E posteriormente, a execução do planejamento estratégico poderá ser verificada com mais facilidade, ao controlar os indicadores e verificar os planos de ação.
Processos laterais:
Estão voltados para agregação de valor ao cliente final (pacientes). Vale destacar que para entender o cliente é mais do que importante ouvir sua opinião e para isso a técnica VOC (Voz do Cliente) pode ser aplicada.
Além dos processos, o Modelo de Gestão de Galbraith apresenta 5 pilares:
A estratégia é o pilar voltado para definição de posicionamento, estratégias e a identidade da sua empresa na área da saúde. Já a estrutura, por exemplo, engloba o conjunto geral da sua organização (organograma, stakeholders, etc);
Sobre os processos, se refere ao pilar por onde passa o fluxo de informação na sua instituição. Esse fluxo possibilita que as atividades ocorram normalmente, mas para controlá-las pode ser necessário alguns incentivos: voltados para avaliação dos resultados e desempenho de colaboradores, recompensas, etc.
O pilar 5, por sua vez, engloba todos recursos humanos da sua organização (pessoas). A integração dos cinco itens pode colaborar para uma visão sistêmica organizacional, mas a execução do planejamento estratégico é essencial para que esse modelo de gestão dê certo, como falamos anteriormente.
Com isso o papel do Hoshin Kanri e desdobramento de estratégias se torna ainda mais importante. Para que as estratégias sejam alcançadas na sua unidade de saúde, coloque em pauta:
Quais são seus desafios atuais e como saná-los;
Como atingir os objetivos traçados pelo nível estratégico da empresa.
Um brainstorming pode ser realizado para conversar sobre essas pautas e o Relatório A3 também pode colaborar, caso o foco atual da sua unidade de saúde esteja na solução de problemas.
No caso do Hoshin Kanri, contudo, os Gestores se voltam mais para o planejamento e execução da estratégia do que na solução dos problemas em si. O Hoshin Kanri abrange os processos verticais e laterais, em que ocorrerá:
A criação de objetivos pelo nível estratégico;
Desdobramento dos objetivos para níveis inferiores;
Elaboração de metas e indicadores;
Alinhamento dos objetivos com a equipe;
Execução de atividades seguindo as metas e recursos disponíveis no local.
Vale salientar que o método PDCA e o SDCA podem colaborar com a execução dos processos da sua unidade de saúde, assim como as OKRs e KPIs são úteis na parte da elaboração das métricas. Não esqueça também de determinar os prazos e responsáveis para o alcance/acompanhamento das metas desdobradas.
Dica
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